Como estruturar um funil de vendas outbound

O funil de vendas outbound é comumente chamado de pipeline. Ele é uma ferramenta orientativa para os esforços de otimização de resultados do time. Ao mesmo tempo, garante consistência operacional e estratégica. 

Agora, como estruturá-lo? De que maneira garantir que ele vai, de fato, contribuir para que as oportunidades sejam tratadas mais rapidamente e com bom desfecho?

Essas perguntas são respondidas ao longo deste artigo.

Leia agora mesmo os tópicos:

• O que é funil de vendas outbound?
• Quais são as etapas do funil de vendas outbound?
• Quais as diferenças entre funil de pré-vendas outbound e funil de vendas outbound?
• Como estruturar o funil de vendas outbound?
• Qual o passo a passo para otimizar seu funil de vendas outbound?
• Funil tradicional vs. Funil em Y e Flywheel: quando faz sentido considerar variações?
• Quais são as perguntas mais frequentes sobre funil de vendas outbound?

O que é funil de vendas outbound?

O Funil de vendas outbound é uma ferramenta usada para orientar a jornada do lead, fornecendo uma estrutura que determina seu potencial de conversão. Essa abordagem é particularmente relevante em estratégias de busca proativa por clientes em potencial.

Comumente, o funil de vendas outbound é integrado a um CRM (Customer Relationship Management), que representa o conjunto de práticas estratégicas de relacionamento com o cliente. 

Esse alinhamento permite uma gestão eficaz do processo comercial, desde a identificação do lead até o fechamento da venda. 

Quais são as etapas do funil de vendas outbound?

Quanto às etapas do funil, elas são distintamente divididas, proporcionando uma visão clara do progresso e das áreas de oportunidade. Veja abaixo quais são elas.

1. Pesquisa

No início do funil, realiza-se uma pesquisa conforme o escopo definido do ICP (Cliente Ideal). Isso considerando critérios como região, porte da empresa, faturamento e número de funcionários. 

A meta é criar uma lista de prospecção alinhada com o perfil desejado, facilitando a abordagem assertiva.

2. Qualificação

Com a lista de prospects em mãos, inicia-se a fase de qualificação. 

Nesse estágio, realiza-se uma validação dos leads, conduzindo uma pesquisa mais aprofundada para identificar problemas ou desafios que o produto ou serviço oferecido pela empresa possa resolver. 

Aqui a ideia central é assegurar que os esforços de vendas estejam direcionados a leads qualificados.

3. Agendamento

Uma vez confirmada a qualificação do lead e sua adequação ao ICP, o próximo passo é o agendamento. 

O lead é convidado para uma reunião, que pode assumir diversas formas, desde a apresentação do produto até a oferta de consultoria gratuita, dependendo do contexto do negócio.

4. Demonstração

Na fase demonstração, ocorre a apresentação mais detalhada da empresa e do produto. 

O foco está na identificação das dores específicas do prospect, buscando convencê-lo da relevância da solução oferecida. 

Nesta fase, o objetivo principal é construir uma conexão emocional e destacar o valor da oferta.

5. Fechamento

A etapa final do funil é o fechamento: apresentação da proposta para negociação, consolidando os esforços em direção à concretização da venda. 

Essa etapa pode envolver aspectos como preço, prazos e condições contratuais. Seu objetivo é chegar a um acordo que seja benéfico tanto para ambas as partes.

Funil de pré-vendas outbound vs. funil de vendas outbound: qual a diferença?

É muito importante não confundir o funil de vendas com o funil de pré-vendas.

O funil de pré-vendas outbound organiza o trabalho até a reunião qualificada. Por isso, ele foca em pesquisa, qualificação e agendamento, com cadência bem definida.

Nesse funil, a prioridade é transformar uma lista de contas em conversas relevantes. Além disso, o objetivo é reduzir o custo do “não” com critérios claros de descarte.

Já o funil de vendas outbound começa quando existe contexto suficiente para avançar. A partir daí, entram demonstração, proposta, negociação e fechamento, com foco em decisão.

Nessa etapa, a conversa deixa de ser “vale a pena falar?” e vira “faz sentido comprar agora?”. Consequentemente, o vendedor trabalha com profundidade, não com volume de tentativas.

A diferença mais prática está na métrica principal de cada funil.

Em Pré-vendas, o norte costuma ser reuniões qualificadas e taxa de avanço na cadência. Em Vendas, ele passa a ser conversão para oportunidade, taxa de ganho e ciclo.

Basicamente, evita-se cobrar “resultado de fechamento” de quem ainda está abrindo portas.

Ademais, separar funis também reduz ruído entre funções e melhora o alinhamento interno. 

Sem essa separação, é comum “jogar reunião” para Vendas sem hipótese de dor. Com ela, o handoff passa a ser um contrato operacional, e não percepção. Como resultado, o pipeline fica mais limpo e a previsão fica menos sujeita a otimismo.

Checklist de passagem: pré-vendas → vendas

Quanto à passagem, ela deve acontecer quando houver sinais mínimos de problema e viabilidade.

Primeiro, a conta precisa atender ao perfil de cliente ideal e aos filtros do segmento. Em seguida, deve existir uma dor plausível, validada por pergunta ou evidência de contexto. Por fim, a reunião precisa estar confirmada, com pauta, participantes e objetivo definidos.

Quando não separar os funis

Se o ciclo é curto e a venda é simples, um funil único pode funcionar. 

Ainda assim, vale manter critérios de avanço e responsabilidades explícitas. Caso contrário, a equipe volta a confundir atividade com progresso no funil.

Em síntese, a decisão deve considerar complexidade, ticket, ciclo e número de decisores.

→ Leia também:

• Como Pré-Vendas pode aproveitar o levantamento de eventos na geração de demanda.

Como estruturar o funil de vendas outbound?

Há alguns passos a serem dados para a construção de um funil de vendas outbound. A seguir, confira quais são eles.

Dimensione o mercado

Ao iniciar a construção do funil de vendas outbound, o dimensionamento de mercado assume uma posição central. Ele diz respeito a compreender a amplitude e as características do mercado-alvo, direcionando eficazmente as estratégias de prospecção. 

No detalhe, uma análise abrangente possibilita ajustes na abordagem, alinhando-se às demandas e peculiaridades do segmento, contribuindo significativamente para o êxito do funil de vendas outbound.

Mapeie a jornada do cliente

Em seguida, é necessário realizar o mapeamento da jornada do cliente. Isso antes de iniciar qualquer cadência de ligações ou e-mails, pois é preciso compreender a trajetória de decisão do comprador. 

Esse processo envolve um entendimento aprofundado dos requisitos para homologação ou cadastro dos prospects. Nele, deve-se considerar que cada empresa tem características únicas e essa compreensão detalhada é essencial para uma abordagem bem-sucedida.

Defina as etapas

A clareza na definição das etapas evita confusões durante as abordagens no funil de vendas outbound. 

Após mapear a jornada do lead, é necessário estruturar um processo assertivo, alinhado com as oportunidades em cada estágio do funil. Sempre considerando que cada etapa requer atenção e envolvimento com o lead. Sobretudo para garantir uma transição suave entre fases e aumentar as chances de fechamento de negócio.

Estabeleça responsáveis e critérios de passagem entre etapas

Depois de definir as etapas, deixe explícito quem opera cada uma delas. 

Sem essa clareza, o funil vira uma lista de atividades, não um sistema previsível. Por isso, deve-se associar responsabilidades a entregas – não apenas a “tarefas feitas”.

O objetivo aqui é claro: evitar ruído entre Pré-vendas e Vendas, sobretudo em times maiores.

Na prática:

Pré-vendas costuma liderar pesquisa, abordagem e agendamento. Enquanto isso, Vendas assume demonstração, proposta e fechamento, com foco em decisão.

Quando há apoio de Marketing, ele entra com listas, insumos e conteúdo para cadências. Já a gestão garante critérios, metas por etapa e governança do CRM.

Checklist de passagem: pré-vendas → vendas

A passagem deve ocorrer somente quando houver base mínima para avançar com qualidade.

Primeiro, a conta precisa estar dentro do perfil de cliente ideal e dos filtros do segmento. Em seguida, deve existir uma dor plausível, validada por pergunta ou evidência de contexto.

Por fim, a reunião precisa estar confirmada, com pauta, participantes e objetivo definidos.

Regras de devolução e próximos passos

Se a reunião não ocorrer, o lead volta para a cadência com um motivo registrado.

Por outro lado, havendo interesse, mas não sendo prioridade, ele entra em nutrição com prazo de retomada.

Além disso, cada troca entre Pré-vendas e Vendas precisa ter “próximo passo” no CRM. Dessa forma, o funil segue avançando por decisão consciente.

Acompanhe os resultados com métricas de conversão

Para otimizar o desempenho e compreender a eficácia da prospecção, é preciso monitorar e compreender as métricas de conversão do funil. 

Suponhamos que, ao cadastrar 150 empresas no funil, 40% resultem em contato com o decisor. Dentre esses, 15% são qualificados e prontos para comprar. Dos qualificados, cerca de 8% agendam uma reunião que resulta em 3 vendas com excelente ticket médio.

O que podemos extrair desse exemplo? Basicamente, esse modelo oferece uma métrica clara de qualificação, agendamento e fechamento de vendas, permitindo a mensuração do desempenho do funil ao longo do tempo. 

Essas métricas proporcionam insights valiosos sobre a eficácia da abordagem e permitem ajustes estratégicos conforme necessário. Assim, o acompanhamento rigoroso desses parâmetros ajuda a identificar períodos de sucesso ou desafios no desempenho do funil de vendas outbound.

→ Dê uma olhada na tabela a seguir:

→ Confira, neste vídeo, algumas dicas para gerenciar e otimizar o funil de vendas a fim de aumentar a eficiência do time:

7 dicas para otimizar seu funil de vendas outbound

Ao buscar aprimorar a eficácia do funil de vendas outbound, é essencial adotar estratégias que otimizem cada etapa do processo. Aqui estão sete dicas práticas para impulsionar a eficiência do seu funil:

1. Faça segmentação precisa

Segmente sua base de leads com precisão, utilizando critérios específicos para direcionar abordagens personalizadas e aumentar as chances de engajamento. 

Para isso, vá além das características demográficas; considere comportamentos online, histórico de interações e preferências, primando por uma abordagem ainda mais refinada.

2. Produza e publique conteúdo relevante

Ofereça informações valiosas e personalizadas em cada estágio do funil para construir confiança e posicionar sua empresa como uma fonte autorizada. 

Em conjunto com o Marketing, garanta que o formato do conteúdo esteja de acordo com as preferências de consumo do seu público. E que os materiais sejam entregues através de blogs, vídeos ou webinars, maximizando o impacto da sua mensagem.

3. Aproveite a automação inteligente

Implemente automação inteligente na operação para agilizar tarefas repetitivas, proporcionando mais tempo para interações significativas e uma abordagem estratégica. 

Além disso, explore a personalização avançada oferecida por ferramentas de automação, como a segmentação dinâmica, para executar ações relevantes e oportunas.

→ Leia também:

4 motivos para investir em automação de Marketing e Vendas.

4. Garanta cadências bem estruturadas

Desenvolva cadências de comunicação bem planejadas, estabelecendo o timing ideal para ligações, e-mails e outras formas de contato, mantendo consistência ao longo do funil. 

Considere ajustar a frequência de acordo com os padrões de engajamento observados, garantindo uma abordagem adaptável e receptiva.

5. Obtenha feedback contínuo

Solicite e incorpore feedback contínuo da equipe, promovendo colaboração interna para identificar áreas de aprimoramento e ajustar estratégias conforme necessário. 

Além disso, implemente sistemas de feedback direto dos clientes para obter percepções valiosas sobre a experiência do lead durante todo o funil.

6. Aproveite soluções tecnológicas que potencializem a inteligência de dados

Utilize soluções tecnológicas, como plataformas de Go-to-Market Intelligence, para potencializar a inteligência de dados. Essas ferramentas fornecem insights valiosos sobre leads, facilitando a personalização das abordagens e melhorando a tomada de decisões estratégicas.

Ao adotar uma plataforma como a da Cortex, é possível enriquecer os dados dos leads, fornecendo informações detalhadas sobre empresas e profissionais. Essa solução permite uma compreensão mais profunda do perfil do lead, incluindo dados de contato, histórico empresarial e até mesmo indicadores de intenção de compra. 

Integrar essas informações ao funil de vendas possibilita uma abordagem altamente personalizada e direcionada. Além disso, por meio de recursos de análise preditiva, fica mais fácil identificar os leads com maior propensão para conversão.

7. Faca avaliação contínua e ajustes sempre que necessário

Regularmente avalie o desempenho do seu funil de vendas outbound, adaptando-se às mudanças no mercado e aos feedbacks recebidos para manter eficiência e alinhamento aos objetivos da empresa. 

Esteja atento às tendências emergentes para ajustes proativos e contínuos. E mantenha um processo de revisão constante, identificando oportunidades de otimização e garantindo a eficácia contínua.

→ Dê o play no vídeo a seguir para aprender a trabalhar todo o funil de geração e qualificação de leads com Inteligência:

Funil tradicional vs. Funil em Y e Flywheel: quando faz sentido considerar variações?

Até aqui, você já intuiu que o funil tradicional funciona bem quando o processo é linear e as etapas são previsíveis. Contudo, é importante considerar variações aplicáveis em distintas situações. 

Pensemos juntos: no funil de vendas outbound tradicional, o lead avança em sequência, com critérios claros de passagem. Por isso, é útil para padronizar operações e comparar desempenho entre times. Além disso, ele facilita prever receita quando há volume suficiente e estabilidade de conversão.

Já o funil em Y costuma aparecer quando o negócio combina fluxos diferentes de entrada. Em geral, um “braço” concentra prospecção ativa, enquanto o outro recebe oportunidades de demanda.

Nesse cenário, o ponto de encontro é a qualificação, que padroniza o que vira oportunidade. Assim, você evita tratar leads de origens diferentes com o mesmo rigor, ou com rigor nenhum.

Quanto ao Flywheel (volante de crescimento), ele muda o foco do “empurrar etapas” para reduzir atrito.

A lógica é reforçar um ciclo contínuo: aquisição, entrega de valor e expansão, com indicação e recorrência. Por isso, ele tende a fazer mais sentido quando retenção, expansão e recomendações pesam no resultado. Ainda assim, o outbound continua relevante, desde que conectado a critérios e à experiência do cliente.

Na prática, o mais importante não é o nome do modelo, e sim a governança.

Se o funil está claro, você consegue testar variações sem perder rastreabilidade. Consequentemente, as métricas continuam comparáveis, mesmo com múltiplas portas de entrada.

O segredo é: manter a equipe focada em avanço real, nunca em volume de atividade.

→ Passe os olhos pela tabela a seguir:

FAQ - Perguntas frequentes sobre funil de vendas outbound

A estruturação de um funil de vendas outbound é fundamental para o sucesso do seu negócio

Em um cenário em que as transações B2B são permeadas por interações complexas e um ciclo de negociação mais extenso, é preciso pensar em abordagens estruturadas e estratégicas. 

Um funil de vendas outbound bem definido permite que a equipe identifique e cultive leads de maneira eficaz, adaptando suas mensagens às necessidades específicas de cada prospect. Desde a pesquisa inicial até o fechamento da venda, tudo deve seguir uma cadência precisa, garantindo maior eficiência e resultados consistentes.

A estruturação adequada do funil de vendas outbound também desempenha um papel crucial na gestão de relacionamentos de longo prazo com clientes B2B. Isso contribui para a construção de confiança, mas também fortalece a credibilidade da empresa como uma parceira confiável. 

Sobre a Cortex

A Cortex é a empresa líder em Inteligência Aumentada aplicada a Go-to-Market. Saiba como otimizar o processo comercial da sua empresa, encontrando formas mais eficientes de chegar a novos clientes e fechar negócios de forma escalável. Conheça nossa solução Cortex Growth. 

Ou, se tiver urgência, não perca tempo: agende uma conversa com a equipe de especialistas Cortex!