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Levantamento de eventos: como preparar Pré-Vendas para aproveitar essa origem na geração de demanda

Escrito por Cortex Intelligence | Feb 19, 2024 1:20:00 PM

O levantamento de eventos é uma atividade importante dentro da estratégia de Pré-Vendas. Isso porque essa equipe precisa intensificar continuamente sua prospecção outbound, baseando-a em ações situacionais. 

Eventos, sejam próprios ou de terceiros, são essenciais para a geração de demanda. Além disso, são muito úteis para fortalecimento da marca e estabelecimento de relacionamentos duradouros com clientes e prospects.

Vamos refletir sobre o uso estratégico dessa origem de leads? Continue lendo para ver:

  • como os eventos impactam os resultados do time de Pré-Vendas;
  • como lidar com eles da forma mais proveitosa possível;
  • como fazer um levantamento de eventos visando prospecção outbound;
  • como preparar a equipe para aproveitar os leads vindos de eventos;
  • e muito mais!

Qual é o papel dos eventos nos resultados do time de Pré-Vendas?

Fazer levantamento de eventos para aproveitá-los estrategicamente ajuda muito o time de Pré-Vendas a elaborar ações em campo. 

Isso porque os eventos proporcionam uma plataforma única para demonstração de expertise e liderança de pensamento. Eles permitem que os profissionais compartilhem conhecimentos e soluções inovadoras, estabelecendo a empresa como referência no setor. 

Sejam eventos próprios ou de terceiros, eles são sempre oportunidades de destacar as capacidades únicas da organização e educar o mercado sobre como as ofertas resolvem problemas e potencializam resultados.

Além disso, os eventos facilitam o networking direto com decisores-chave. 

Esta interação face a face é inestimável, permitindo que Pré-Vendas entenda melhor as necessidades e desafios dos clientes e prospects. Ou seja, gera proximidade para elaborar a personalização das abordagens, aumentando significativamente as chances de sucesso nas negociações.

A coleta de dados durante eventos é outro ponto forte. Sobretudo nos eventos promovidos pelo próprio negócio. 

Informações obtidas através de inscrições, interações e feedbacks dos participantes são úteis para o refinamento de estratégias de abordagem e follow-up. Esses dados melhoram a segmentação e dão pistas para uma comunicação mais direcionada, otimizando o processo de conversão de leads.

Eventos também aceleram o ciclo de vendas

Ao reunir diversos stakeholders em um único ambiente, seja ele físico ou virtual, o time de Pré-Vendas pode avançar rapidamente nas negociações, reduzindo o tempo das negociações. Com isso, otimiza recursos e potencializa o alcance de metas.

Por fim, a participação em eventos contribui significativamente para o fortalecimento da marca. Isso porque eleva a visibilidade da companhia, reforçando sua imagem como líder de mercado e parceira confiável para os compradores.

Como lidar com leads de eventos da melhor forma?

Lidar com leads gerados em eventos requer uma abordagem estratégica e organizada para maximizar as chances de conversão. 

Confira, a seguir, algumas dicas que vão te ajudar nessa missão.

1. Preparação pré-evento:

  • Defina objetivos claros para participação ou realização de evento — número de leads que deseja gerar, tipos de empresas ou setores que quer atingir, e assim por diante.
  • Prepare materiais promocionais — cartões de visita, brindes, folders publicitários, apresentações, entre outros.

2. Coleta de dados:

  • Em caso de evento próprio, utilize tecnologias para coletar informações de contato e interesses específicos dos leads — scanners de crachás, aplicativos e formulários digitais são alguns exemplos.

3. Qualificação rápida dos leads:

  • Implemente um processo de qualificação de leads durante ou imediatamente após o evento para identificar prospects de alto valor.
  • Use critérios para priorizar o follow-up — cargo, poder de decisão, necessidade imediata e orçamento, entre outros.

4. Follow-up imediato:

  • Inicie o contato de follow-up com rapidez para aproveitar a memória fresca dos leads — dentro de 24 a 48 horas após o evento.
  • Personalize a comunicação com base nas interações e nos interesses demonstrados durante as interações.
  • Proponha reuniões ou demonstrações de produto/serviço o mais rápido possível.

5. Compartilhamento de conteúdo relevante:

  • Forneça informações adicionais que sejam diretamente relevantes para as conversas ou sessões do evento — whitepapers, estudos de caso, gravações de apresentações, artigos de blog, entre outros formatos.

6. Nutrição de leads a longo prazo:

  • Para leads que não estão prontos para comprar, desenvolva um plano de nutrição que inclua e-mails regulares — conteúdo educativo e convites para futuros eventos ou webinars.
  • Segmente o diálogo em forma de campanha com base nas preferências e interesses de cada lead — solicite a participação do Marketing na elaboração e execução.

7. Análise e otimização:

  • Após o evento, analise o desempenho em relação aos objetivos definidos. Isso inclui o número de leads gerados, a taxa de conversão e o ROI do evento.
  • Use esses insights para otimizar estratégias para eventos futuros.
  • Colete feedback dos participantes, bem como dos profissionais internos envolvidos, para identificar áreas de melhoria.
  • Ajuste as estratégias de eventos e de follow-up com base nos retornos obtidos para melhorar continuamente os resultados.

Como fazer levantamento de eventos visando geração de demanda?

Veja agora um passo a passo de levantamento de eventos que vai te ajudar a identificar e selecionar oportunidades de reunir prospects ou participar de encontros realizados por terceiros.

1. Defina seus objetivos com base no perfil de cliente ideal

Antes de buscar eventos, é preciso definir claramente os objetivos de geração de demanda a serem alcançados. Isso inclui identificar o tipo de leads que deseja atrair, os segmentos de mercado e os resultados específicos que se espera alcançar.

Logo, é importante revisar o perfil de cliente ideal, verificando suas necessidades e desafios. Além disso, entendendo onde eles buscam informações e quais eventos costumam frequentar.

2. Pesquise eventos relevantes

Para o levantamento de eventos em si, vale a pena utilizar fontes online, redes sociais, associações de classe e recomendações de parceiros. Tudo tendo como parâmetro mestre as feiras e outros tipos de encontros que se alinham com o que a empresa oferece ao mercado. 

Aqui também entra a priorização de eventos com alta relevância para o público-alvo. O que requer análise da agenda, dos palestrantes, dos temas abordados e o perfil dos participantes. 

Além disso, não se pode desconsiderar a reputação dos eventos que estão sendo avaliados — e feedbacks de edições anteriores ajudam muito.

4. Mapeie oportunidades e planeje ações para aproveitá-las

Identifique as oportunidades que os eventos selecionados oferecem. Isso inclui sessões de networking, rodadas de negócios e espaços de exposição. 

Aqueles com amplas oportunidades de interação direta são mais valiosos para a geração de demanda.

5. Verifique oportunidades de patrocínio e exposição

Também é fundamental investigar as oportunidades de patrocínio e exposição disponíveis. Isso porque, muitas vezes, estar presente como patrocinador ou expositor pode aumentar significativamente a visibilidade da marca.

A geração de leads será maior e mais assertiva nos eventos em que é possível expor a companhia e demonstrar suas ofertas.

6. Calcule o ROI potencial dos eventos próprios e de terceiros

Paralelamente ao levantamento também é interessante estimar os retornos sobre os investimento (ROI) para cada evento considerado. 

Isso inclui analisar custos de participação, patrocínio, viagem e alojamento em relação ao potencial de geração de leads e negócios.

7. Refine a lista e monte um calendário

Feito o levantamento de eventos, o último passo é montar um calendário de no mínimo seis meses. Nele, priorizam-se feiras, congressos, conferências, entre outros formatos de encontro com potenciais clientes, que aumentem as chances de gerar demanda.

Com o calendário pré-formatado, fica mais fácil planejar a participação dos membros da equipe, levantar orçamento, organizar planos de ação, entre outras iniciativas. 

Como preparar o time de Pré-Vendas para aproveitar leads de eventos para prospecção?

Preparar o time de Pré-Vendas para aproveitar leads de eventos para prospecção é um processo que exige planejamento estratégico, treinamento focado e a adoção de ferramentas tecnológicas avançadas. 

O objetivo é capacitar a equipe para coletar, qualificar, nutrir e converter leads em oportunidades de negócio reais. 

Veja, a seguir, como proceder. 

Garanta que todos entendam e saibam explicar as ofertas com facilidade

O primeiro passo é garantir que o time de Pré-Vendas tenha um entendimento profundo do produto ou serviço oferecido. 

Isso inclui conhecer as funcionalidades, benefícios, diferenciais competitivos e casos de uso específicos. 

→ A compreensão aprofundada permite que a equipe apresente soluções de forma convincente e responda a perguntas técnicas com confiança.

Trabalhe habilidades de comunicação e escuta ativa

Também é fundamental desenvolver as habilidades de comunicação, com foco especial na escuta ativa. 

Basicamente, os profissionais devem ser capazes de articular claramente o valor das ofertas, adaptando a mensagem ao contexto e às necessidades de cada lead. 

→ A escuta ativa permite identificar necessidades e pontos de dor, facilitando uma abordagem de venda consultiva.

Faca capacitações em qualificação de leads

Vale a pena também revisar técnicas de qualificação de leads para garantir que o time de Pré-Vendas irá empregá-las com maestria durante a participação em eventos.

Isso envolve a compreensão e a aplicação de critérios como BANT (Budget, Authority, Need, Timeline) ou CHAMP (Challenges, Authority, Money, Prioritization) para avaliar a prontidão e o ajuste do lead.

→ Um time capacitado para identificar potenciais compradores e já iniciar a conversa qualificando-os gera melhores retornos.

Desenhe e treine estratégias de follow-up

Já pensando nos períodos pós-eventos, deve-se desenvolver estratégias de follow-up eficazes — e colocar todos os envolvidos a par. 

No detalhe, a equipe precisa ser treinada em como e quando entrar em contato com os leads captados em campo. Seja utilizando e-mails personalizados, fazendo chamadas telefônicas ou visitas de acompanhamento.

Proporcione tecnologia e capacite para a inteligência de dados

Por fim, é fundamental adotar soluções tecnológicas que ampliem as capacidades analíticas de Pré-Vendas. Do CRM a ferramentas de gestão de pipeline, passando por soluções de Sales Intelligence, que permitem o aproveitamento de grandes volumes de dados.

Dessa forma, chega-se à inteligência de dados: os profissionais trabalham com evidências — do planejamento à execução de ativações em eventos; do follow-up ao fechamento de negócios. 

Além disso, passam a atuar com base em métricas como taxa de conversão de leads de eventos, tempo médio para fechamento, ROI, entre outras. O que lhes permite ajustar estratégias e melhorar continuamente os resultados.

Um bom levantamento de eventos é crucial para garantir bons resultados em geração de demandas e fechamento de negócios

Esta estratégia permite identificar oportunidades onde a marca pode se destacar, apresentando soluções diretamente aos tomadores de decisão. 

Ao escolher cuidadosamente eventos alinhados com o perfil do cliente ideal e os objetivos comerciais, maximiza-se o retorno sobre o investimento, gerando leads qualificados e potencializando resultados.

Como está o processo de levantamento de eventos para sua equipe de Pré-Vendas participar? Gostou das nossas dicas?

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