O termo follow up, que pode ser traduzido como "fazer acompanhamento", refere-se a realizar novos contatos depois de enviar uma sugestão de pauta a um repórter ou editor.
Essa prática é bem comum entre comunicadores corporativos, assessores de imprensa e analistas de Relações Públicas (RP). Ela precisa ser feita de maneira estratégica, uma vez que o objetivo é conseguir mídia espontânea sem fazer pressões.
Fazer follow up, aliás, é mais importante do que nunca.
Há algumas estatísticas que demonstram a importância dessa iniciativa: 28% dos repórteres recebem mais de 100 press release por semana; e 90% deles afirmam estar abertos a contatos após recebimento de materiais de divulgação, segundo levantamento da Early Stage Marketing.
Você sabe como fazer follow up?
Continue lendo para ver em detalhes:
- por que as abordagens de follow up são cada vez mais fundamentais;
- quais são as mais comuns, e quando utilizá-las;
- como obter sucesso, especialmente no que diz respeito ao relacionamento com jornalistas;
- e muito mais!
O que é Follow up e por que essa prática é importante para a Comunicação?
O follow up envolve reengajar com jornalistas ou veículos de mídia após uma comunicação inicial — normalmente, o envio de um press release ou uma sugestão de pauta.
Fazê-lo de forma eficaz é muito importante, dada a dinâmica atual da mídia. Afinal, mais de 60% dos RPs relatam ter muita dificuldade para chamar a atenção de jornalistas, segundo pesquisa da Ragan.
Um bom follow up é essencial para garantir que a mensagem não apenas seja recebida, mas também receba a atenção que merece. Isso porque, muitas vezes, devido ao alto volume de comunicações que repórteres e editores recebem, eles podem deixar algumas passarem.
Um outro fator que demonstra a importância do follow up é que as redações dos veículos jornalísticos estão mais enxutas. Tanto que 60% dos profissionais da área dizem que trabalhar em equipes reduzidas está entre seus maiores desafios na atualidade.
No detalhe, espera-se um tempo após o envio de um e-mail, por exemplo, e faz-se uma chamada telefônica.
Esse contato tem o intuito de saber se o repórter ou editor conseguiu olhar as informações enviadas e se há algo mais que possa ser esclarecido — na maioria das vezes, o que se quer é lembrá-lo do envio.
Também cabe dizer que um follow up bem cronometrado pode fazer toda a diferença; inclusive, fortalecendo as relações com agentes de imprensa.
No detalhe
Follow ups realizados de maneira adequada oferecem diversos benefícios, tais como:
- ganho de visibilidade: o volume de e-mails que os repórteres recebem a cada dia não para de crescer, portanto, é preciso ser visto para ser lembrado;
- melhoria no relacionamento: ao se colocar como colaborador, o comunicólogo, analista ou assessor é tido como alguém com o qual se pode contar em futuras pautas;
- mais citações positivas na mídia: tendo sucesso no acompanhamento das pautas enviadas, há mais chances da marca ser bem referenciada em reportagens que agregam valor a sua imagem;
- retorno sobre os investimentos: tudo isso culmina em resultados bons, que justificam os investimentos de tempo e dinheiro realizados pela empresa em RP e Comunicação.
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Quais os formatos de follow up mais comuns no Brasil?
Há muitas formas de fazer follow up, sendo essas que você vai ver a seguir as mais usuais em nosso país.
1. E-mail personalizado
Depois de enviar o release, manda-se uma mensagem direcionada aos jornalistas que não demonstraram interesse na história. Isso geralmente é feito dirigindo-se nominalmente à pessoa em questão e mencionando pontos específicos do material que podem interessá-la.
Ademais, é comum que esse contato seja conciso, direto; e que inclua um lembrete sobre o porquê da história ser relevante. Além de, cordialmente, relembrar que o emitente está à disposição para quaisquer esclarecimentos ou ajuda complementar.
2. Chamadas telefônicas
Os contatos telefônicos também são úteis na prática de follow up. Eles funcionam bem quando há um relacionamento prévio com o repórter ou o veículo em questão.
Idealmente, ela é realizada de maneira bem direta ao ponto, evitando tomar tempo do interlocutor. E mais: agregando valor, pois, sob constante pressão, ele só aceitará ser interpelado com boa vontade quando sentir que há algo valioso para considerar.
3. Mensagens em redes sociais e aplicativos como WhatsApp
Com a crescente influência das redes sociais, o contato com jornalistas através de plataformas como LinkedIn, Twitter, Instagram e WhatsApp está cada vez mais incorporado nas práticas de follow up.
Essa abordagem é geralmente mais informal e pode ser útil para estabelecer uma conexão mais pessoal.
4. Reuniões presenciais ou virtuais
Apesar do ritmo frenético vigente na maioria das redações, não é incomum agendar uma reunião, seja presencial ou virtual, para discutir detalhes mais aprofundados sobre a pauta proposta.
Essas reuniões oferecem a oportunidade de apresentar a história de forma mais detalhada. E elas podem ser mais aceitas quando se oferece o acesso a um porta-voz ou fonte de interesse do profissional de imprensa.
5. Envio de material complementar
Enviar informações e materiais adicionais, como imagens de alta qualidade, gráficos, ou até mesmo amostras de produtos, é uma prática de follow up também comum.
Em muitos casos, os assessores de imprensa já têm esse processo previamente planejado — eles preparam press kits que são entregues primeiramente aos repórteres mais "inacessíveis", buscando ganhar aproximação.
6. Visita à redação
Embora menos frequente, ir até o local de trabalho do jornalista pode surtir bom efeito.
Neste caso, é recomendável avisar com antecedência e já prometer que será uma passada rápida.
Além disso, deve-se levar informações e materiais úteis, que colaborem com o trabalho do repórter — não necessariamente, mas se possível, sim, algo relacionado à pauta.
Como fazer follow up com jornalistas?
Confira, a seguir, algumas dicas que vão te ajudar a obter sucesso em suas empreitadas de follow up junto a repórteres e editores.
Aguarde o tempo adequado após o envio do release
Após enviar o press release, é importante dar um tempo adequado para que o repórter possa revisá-lo.
Esse período pode ser algumas horas ou alguns dias, conforme a urgência da história e também de acordo com as particularidades do veículo. Além, é claro, do grau de relacionamento já estabelecido.
É interessante ter sempre em mente que o dia a dia nas redações é ditado por prazos rígidos. Portanto, pode não ser uma boa ideia enviar e-mails ou telefonar antes das 10h, quando os jornalistas estão iniciando sua jornada.
Tampouco é uma boa ideia fazer uma chamada telefônica às 18h, quando o expediente está acabando.
A palavra-chave aqui é ponderação: saber bem quem é o interlocutor, como é sua rotina e, principalmente, como é possível contatá-lo sem parecer invasivo.
Prepare-se bem para o contato
Antes de fazer o follow up, releia o press release e prepare pontos-chave que você deseja destacar. Além disso, tenha certeza de que a pessoa do outro lado está bem "mapeada"; que saberá como conversar com ela de maneira confiante e agregadora.
Neste sentido, é preciso preparar-se para responder a possíveis perguntas sobre o conteúdo e ter informações adicionais à mão. Por exemplo, dados estatísticos, citações relevantes, sugestões de entrevistados, e assim por diante.
Essa preparação ajuda a tornar a comunicação mais eficiente e focada. Do contrário, é muito fácil cair na malha dos "assessores insistentes, pedantes".
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Escolha o método de follow up mais adequado
Decida se o follow up será feito por e-mail, telefone ou outra forma de comunicação.
Faça isso considerando:
- como o material inicial foi enviado;
- se há já há uma relação estabelecida;
- qual o peso, em termos de relevância, da sua sugestão de pauta;
- como funciona a redação;
- entre outros aspectos.
Considere também a preferência do jornalista e o método de comunicação que ele geralmente utiliza. Ou seja, não trate todos da mesma maneira, pois as pessoas são diferentes e atuam profissionalmente de maneiras distintas.
Exprima discrição e respeito
Ao entrar em contato é aconselhável sempre começar agradecendo pelo tempo. Em seguida, mencione brevemente o press release enviado.
Pergunte educadamente se o profissional teve a chance de revisar o material e se há interesse na história. No entanto, cuide para não gerar uma impressão de insistência ou pressão — enfatize que quer ajudar e que, antes de tudo, respeita a decisão.
Se vir que seu interlocutor expressou alguma preocupação ou mesmo deu um feedback negativo, busque tranquilizá-lo. Quanto ao retorno, ainda que ele não seja do seu agrado, agradeça e diga que vai considerar aquele ponto nos próximos contatos.
Ofereça valor adicional
Se sua última interação não foi suficiente para despertar interesse na pauta, apenas chamar a atenção para o e-mail anterior pode não ser suficiente.
Lembre-se de que o follow up é uma ótima oportunidade para oferecer recursos ou informações adicionais — além do que já foi oferecido anteriormente.
Tenha em mente que os jornalistas tendem a apreciar dados. Portanto, aproveite isso como uma evidência imediata que respalda sua narrativa e torna seu argumento de "venda" mais atraente.
Um follow up bem executado tem o poder de melhorar os resultados de mídia espontânea
Essa prática precisa ser vista como uma estratégia de médio e longo prazo. Especialmente visando manter um bom relacionamento com jornalistas — ter a empresa e suas fontes sempre na mente dele.
Ao realizá-la corretamente, as chances de elevar os resultados de obtenção de mídia espontânea aumentam consideravelmente. E o contrário também é verdade: se os profissionais de mídia virem as investidas de follow up como invasivas, a tendência é que comecem a evitar contato.
O que você achou das nossas dicas para fazer follow up?
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