Como fazer um relatório de comunicação eficiente?

Como fazer um relatório de comunicação eficiente?

Aprofunde seus conhecimentos profissionais com nossos artigos ricos e gratuitos.

Um relatório de comunicação eficiente não é algo simples de se fazer. Especialmente porque essa área lida, na maior parte do tempo, com ativos intangíveis, o que dificulta a demonstração de resultados quantitativos.

Que seja complexo, não significa que deve ser complicado! Pelo contrário, cada vez mais integrados às estratégias de negócios, os comunicadores organizacionais podem — e devem — quantificar o retorno sobre os investimentos (ROI) realizados na área.

Agora, o que compõe um bom relatório de comunicação? Como estruturá-lo? Quais ferramentas usar para obter, analisar e organizar as informações a serem expostas?

Essas são as perguntas que respondemos ao longo deste artigo. Continue lendo para entender!

No que consiste um relatório de comunicação?

Um relatório de comunicação normalmente reúne informações qualitativas e quantitativas sobre resultados alcançados por essa área. Ele pode reportar ações pontuais ou mais abrangentes, conforme os retornos que se quer demonstrar.

Destinado à liderança imediata ou da alta hierarquia da empresa, é um documento essencialmente analítico. Por isso, deve conter dados que ampliem a visão de quem o está observando. 

Além disso, precisa ser pensado tendo um observador específico em mente — um decisor, alguém que se quer convencer a agir ou para quem se está justificando investimentos, por exemplo. 

Também é interessante pensar o relatório dessa área como algo que foge um pouco do tradicional. Afinal, executivos de negócios esperam da Comunicação maneiras inovadoras de dialogar, especialmente em termos de conteúdo e visual.

Como desenvolver um bom relatório de comunicação?

Confira, a seguir, algumas frentes que devem ser consideradas na hora de desenvolver um relatório de comunicação.

Tenha objetivos claros

A pergunta que envolve todo e qualquer relatório é: “o que queremos demonstrar?”. Ou seja, é preciso ter objetivos claros para reunir informações em um documento de apresentação de resultados. 

Com isso em mente, buscar os dados quantitativos e/ou qualitativos fica muito mais fácil. Além do mais, evita-se a análise de informações que não geram insights acionáveis — as chamadas de “métricas de vaidade”.  

Defina indicadores e métricas

Para que os resultados apontados no relatório de comunicação sejam coerentes, é preciso partir de medidas de mensuração. Quando qualitativas, elas são chamadas de indicadores; já, quando quantitativas, recebem o nome de métricas.

Em linhas gerais, os resultados em Comunicação Corporativa são divididos em alguns tópicos macro. Confira, a seguir, quais são eles e quais métricas e indicadores são úteis para mensurá-los.

Reputação da marca

Exemplos:

  • Índice de Promoção de Marca (IPM): relacionada à reputação da empresa perante seus públicos;
IPM

  • Valoração: quanto uma marca investiria em publicidade para impactar a mesma quantidade de pessoas que as mídias espontâneas estão atingindo. 
  • Share of Voice: fatia correspondente às menções à marca em relação ao ambiente competitivo em que a empresa está inserida. 
SHARE OF VOICE

Diálogo interno

Exemplos: 

  • Taxa de retenção de funcionários, ou índice de avaliação de rotatividade (turnover).
  • Taxas de abertura/cliques dos e-mails com comunicados aos colaboradores.
  • Interação: volume de respostas em pesquisas de funcionários e formulários de feedback, entre outros.
  • Índice de participação em eventos da empresa.

Relacionamento com fornecedores e parceiros de negócios

Exemplos:

  • Engajamento: envolvimento dos públicos com a marca nos ambientes digitais, por exemplo.
  • Impacto das ações comunicacionais, normalmente medido por meio de taxas de abertura e respostas de e-mails, acesso aos sites e redes sociais ou em pesquisas de opinião por amostragem.

Apoio à estratégia comercial:

Exemplos:

  • Taxa de leads qualificados por meio de ações de comunicação.
  • Conversões de vendas: volume de leads que se transformam em clientes ou que se engajam nas ações determinadas em uma campanha de comunicação (baixar um material ou responder a uma pesquisa, por exemplo). 

Nova call to action

 

Hierarquize as informações

Nunca é demais lembrar que um relatório de comunicação deve ser objetivo e de fácil entendimento. Dentro disso, não se pode perder de vista a hierarquização das informações.

Uma boa dica é partir dos dados mais relevantes para aqueles que que dão respostas adicionais. 

Use recursos visuais e narrativos

Por fim, um bom relatório de comunicação não precisa ser um compilado de texto e dados estatísticos. Pelo contrário, ele pode ser agradável a quem o está analisando — inclusive para que as mensagens sejam melhor compreendidas e assimiladas.

Recomenda-se o uso do método Data Storytelling que, em síntese, facilita a estruturação de dados numéricos em forma de infográficos e anedotas. Ou seja, a transformação de dados “duros” em histórias/narrativas de fácil compreensão. 

PR - Data Storytelling: aprenda a criar relatórios que contam histórias

Como e por que usar a tecnologia na construção de um relatório de comunicação?

Para garantir precisão e produtividade na elaboração de um relatório de comunicação, é fundamental que os profissionais da área contem com tecnologia e capacidade de análise de dados

Logo, eles precisam contar com uma ferramenta de inteligência de comunicação; preferencialmente dotada de Inteligência Artificial, Big Data, ciência de dados, entre outros recursos que ampliam a atuação estratégica dos profissionais da área. 

Dessa forma, eles vão ter à disposição dashboards que facilitam a visualização dos dados e a geração de insights para decisões ágeis e acertadas em termos operacionais, analíticos, táticos e estratégicos.

Consequentemente, poderão elaborar relatórios da área a partir de dados sempre atualizados e confiáveis. E mais: sem precisar lidar com várias planilhas de Excel; fazendo uso tático da automatização. 

Guia prático do ROI em Comunicação: monitore e mensure a contribuição da área para as estratégias do negócio

Elabore um relatório de comunicação à altura dos resultados alcançados pela área  

Chamada à mesa de discussões estratégicas nas empresas modernas, a área de Comunicação precisa demonstrar com clareza os resultados que consegue alcançar. Para tal, a elaboração de bons relatórios é fundamental.

Conforme refletimos ao longo deste texto, para criar este tipo de documento é importante partir de objetivos claros e ancorar as afirmações em métricas e indicadores que as quantifiquem e qualifiquem. 

Conseguimos te mostrar para que serve e como fazer um bom relatório de comunicação? 


Sobre a Cortex 

A Cortex é a empresa número 1 em soluções de inteligência para crescimento. Caso queira saber como analisar sua reputação e dos concorrentes em todas as mídias online e offline com monitoramento integrado em tempo real, conheça nossa solução de Comunicação Estratégica e Reputação.

Ou, se preferir, não perca tempo: agende uma conversa com a equipe de especialistas  Cortex e traga sua estratégia de comunicação para a era dos dados.


Artigos Relacionados