O follow up é uma prática comum entre comunicadores corporativos, assessores de imprensa e analistas de Relações Públicas. Ele consiste em fazer novos contatos depois de enviar uma sugestão de pauta ou comunicado a um repórter ou editor.
Precisa ser feito de maneira estratégica, uma vez que o objetivo é conseguir mídia espontânea sem fazer pressões. Isso, aliás, é muito mal visto pelos agentes midiáticos, sempre em vigilância quanto à sua liberdade de imprensa.
Você sabe como fazê-lo? Continue lendo para ver:
O follow up envolve reengajar com jornalistas ou veículos de mídia após uma comunicação inicial — normalmente, o envio de um press release ou uma sugestão de pauta.
Esse passo é essencial para garantir que a mensagem não apenas seja recebida, mas também receba a atenção que merece. Isso porque, muitas vezes, devido ao alto volume de comunicações que repórteres e editores recebem, eles podem deixar algumas passarem.
Basicamente, espera-se um tempo após o envio de um e-mail, por exemplo, e faz-se uma chamada telefônica. Também cabe dizer que um follow up bem cronometrado pode fazer toda a diferença; inclusive, fortalecendo as relações com agentes de imprensa.
Saber como fazer esse acompanhamento de maneira eficaz é muito importante, dada a dinâmica atual da mídia — você sabia que mais de 60% dos RPs relatam ter muita dificuldade para chamar a atenção de jornalistas?
Há muitas formas de fazer follow up, sendo essas que você vai ver a seguir as mais usuais em nosso país:
Além disso, é comum que esse contato seja conciso, direto; e que inclua um lembrete sobre o porquê da história ser relevante. Além de, cordialmente, relembrar que está à disposição para quaisquer esclarecimentos ou ajuda complementar.
Essa abordagem é geralmente mais informal e pode ser útil para estabelecer uma conexão mais pessoal.
Essas reuniões oferecem a oportunidade de apresentar a história de forma mais detalhada. E elas podem ser mais aceitas quando se oferece o acesso a um porta-voz ou fonte de interesse do profissional de imprensa.
Em muitos casos, os assessores de imprensa já têm esse processo previamente planejado — eles preparam press kits que são entregues primeiramente aos repórteres mais "inacessíveis", buscando ganhar aproximação.
Confira, a seguir, algumas dicas que vão te ajudar a obter sucesso em suas empreitadas de follow up junto a repórteres e editores.
Após enviar o press release, é importante dar um tempo adequado para que o repórter possa revisá-lo. Esse período pode ser algumas horas ou alguns dias, conforme a urgência da história e também de acordo com as particularidades do veículo — além do grau de relacionamento já estabelecido.
É interessante ter sempre em mente que o dia a dia nas redações é ditado por prazos rígidos. Portanto, pode não ser uma boa ideia enviar e-mails ou telefonar antes das 10h, quando os jornalistas estão iniciando sua jornada. Tampouco é uma boa ideia fazer uma chamada telefônica às 18h, quando o expediente está acabando.
A palavra-chave aqui é ponderação: saber bem quem é o interlocutor, como é sua rotina e, principalmente, como é possível contatá-lo sem parecer invasivo.
Antes de fazer o follow up, releia o press release e prepare pontos-chave que você deseja destacar. Além disso, tenha certeza de que a pessoa do outro lado está bem "mapeada", que saberá como conversar com ela de maneira confiante e agregadora.
Neste sentido, é preciso preparar-se para responder a possíveis perguntas sobre o conteúdo e ter informações adicionais à mão. Por exemplo, dados estatísticos, citações relevantes, sugestões de entrevistados, e assim por diante.
Essa preparação ajudará a tornar a comunicação mais eficiente e focada. Do contrário, é muito fácil cair na malha dos "assessores insistentes".
→ Leia também: A importância da assessoria de imprensa na reputação corporativa.
Decida se o follow up será feito por e-mail, telefone ou outra forma de comunicação.
Faça isso considerando:
Considere também a preferência do jornalista e o método de comunicação que ele geralmente utiliza — não trate todas da mesma maneira, pois as pessoas são diferentes e atuam profissionalmente de maneiras distintas.
Ao entrar em contato é aconselhável sempre começar agradecendo pelo tempo. Em seguida, mencione brevemente o press release enviado.
Pergunte educadamente se o profissional teve a chance de revisar o material e se há interesse na história. No entanto, cuide para não gerar uma impressão de insistência ou pressão — enfatize que quer ajudar e que, antes de tudo, respeita a decisão.
Se vir que seu interlocutor expressou alguma preocupação ou mesmo deu um feedback negativo, busque tranquilizá-lo. Quanto ao retorno, ainda que ele não seja do seu agrado, agradeça e diga que vai considerar aquele ponto nos próximos contatos.
Se sua última interação não foi suficiente para despertar interesse na pauta, apenas chamar a atenção para o e-mail anterior pode não ser suficiente.
Lembre-se de que seu acompanhamento é uma ótima oportunidade para oferecer recursos ou informações adicionais — além do que já foi oferecido anteriormente.
Tenha em mente que os jornalistas tendem a adorar dados. Portanto, aproveite isso como uma evidência imediata que respalda sua narrativa e torna seu argumento de "venda" mais atraente.
Essa prática precisa ser vista como uma estratégia de médio e longo prazo. Especialmente visando manter um bom relacionamento com jornalistas — ter a empresa e suas fontes sempre na mente dele.
Ao realizá-la corretamente, as chances de elevar os resultados de obtenção de mídia espontânea aumentam consideravelmente. E o contrário também é verdade: se os profissionais de mídia virem as investidas de follow up como invasivas, a tendência é que comecem a evitar contato.
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