Como padronizar sua comunicação empresarial

Aprofunde seus conhecimentos profissionais com nossos artigos ricos e gratuitos.

Estabelecer uma comunicação empresarial (ou corporativa) padronizada nunca foi uma tarefa fácil.

O mundo dos negócios costuma reunir profissionais de diversas origens, experiências e backgrounds, interagindo em ambientes dinâmicos e, por vezes, deveras estressantes.

Não bastante, vale lembrar que, com esses profissionais, também interagem muitas novas mídias, novas tecnologias e algumas plataformas diferentes de comunicação.

Cada uma com seu próprio modo de funcionar. Um efeito da era dos dados,  na qual, todos os dias, surgem 2,2 milhões de terabytes de novas informações no mundo.

Ou seja, é provável que cada indivíduo, de acordo com seus gostos e preferências, utilize-se de mídias, plataformas e ferramentas distintas para estabelecer sua comunicação.

Quer se trate de comunicação externa ou interna, gerentes e executivos encarregados de supervisionar as mensagens transmitidas por uma organização têm de ter muito tato para lidar com essa tarefa.

Principalmente no que diz respeito à padronização dessas mensagens dentro de um ambiente tão heterogêneo, como é o ambiente empresarial.

Ao invés de discutir táticas específicas ou escrever dicas sobre como falar com seus profissionais, primeiro, vamos dedicar um minuto para avaliar quais pontos podem ser mais importantes na construção de um discurso comum, equilibrado e eficiente dentro de um ambiente corporativo.

Adaptação: uma via de mão dupla na comunicação

Para ser efetiva e harmoniosa, uma estratégia de padronização de comunicação empresarial deve levar em consideração o equilíbrio entre dois pontos: a adaptação do seu discurso aos colaboradores e vice-versa.

Ainda que esse seja o ponto-chave de qualquer plano de comunicação empresarial desse tipo, esse equilíbrio é raramente discutido.

O fato é que a grande maioria das empresas reúne perfis multifacetados e não tem uma comunicação integrada,  alinhada, nem padronizada.

O desafio, então, é encontrar uma forma de fazer com que, independente do perfil, todos se comuniquem através da mesma linguagem, interna e externamente.

Portanto, construir uma linguagem unificada que funcione para todos. Isso, sem deixar que o relacionamento com clientes seja afetado e, muito menos, que perca qualidade.

A padronização, quando é bem feita, deve acompanhar o crescimento da empresa.

A cultura e a linguagem da comunicação empresarial devem adaptar-se e transformar-se, sem nunca se perder.

Num primeiro momento, é importante deixar que a linguagem cresça e vá tomando forma, espontaneamente. Essa autenticidade é o elo entre emissor(es) e mensagem.

Os responsáveis pela estratégia de comunicação empresarial devem se preocupar em manter a essência dessa linguagem, antes de agregar algumas definições claras ao discurso.

A ideia é que a cultura de comunicação abstrata existente vá se transformando em políticas mais consolidadas, aos poucos.

Pilares de uma comunicação padronizada

Em um segundo momento, as políticas (já mais consolidadas) devem abranger três bases importantes da estrutura de gerenciamento: pessoas, processo e tecnologia.

Pessoas

É importante desenvolver um processo de integração dos colaboradores em seu ambiente de trabalho (estrutura de onboarding) que ofereça treinamento e monitoramento.

Essa prática facilita a adaptação dos profissionais à nova cultura empresarial.

Além disso, é um suporte fundamental para que todos consigam permanecer na mesma página, enquanto realizam suas funções.

Processo

A elaboração de políticas de governança que orientam todos aspectos relacionados às mensagens e à comunicação empresarial é fundamental.

O termo “todos” abrange desde boas práticas na criação de e-mails, até regras compartilhamento de informações gerenciais, passando por todos demais aspectos em questão.

Essa política de governança de comunicação empresarial deve ser bem definida para ser capaz de orientar, tanto a comunicação por departamentos, como a da empresa como um todo.

Tecnologia

É igualmente necessário que exista uma política de governança em relação ao uso de dispositivos e aplicativos que se relacionam tanto com a comunicação interna, como com a externa.

Os principais responsáveis pela área de tecnologia devem ser diretamente envolvidos no desenvolvimento dessas diretrizes.

Personalização da comunicação padronizada

Parece até contraditório, mas a ideia é mais ou menos essa.

Considerar as características individuais para a padronização ser mais representativa de seus mensageiros.

Vamos explicar isso melhor.

Gerentes, diretores ou executivos deverão adaptar a elaboração dessas políticas de governança com base nas culturas empresariais já existentes (pessoas, processos e tecnologias).

O que isso quer dizer?

Que não existe uma solução de “copiar-colar” que sirva para todas as empresas.

Ou seja, as soluções devem ser customizadas, tomando como base as culturas internas já existentes.

Suas diretrizes vão depender diretamente das características de cada ambiente de negócios.

O objetivo final deve ser sempre a padronização e a unificação da cultura de comunicação empresarial, aproveitando os pontos fortes já presentes e aprendendo com os pontos fracos em cada etapa do processo.

Essas políticas devem se mostrar ágeis, sem perder a estabilidade, para que funcionem bem enquanto guias orientadoras de todos os profissionais da empresa.

O desafio final

Vamos concordar que conquistar a unanimidade é um tanto quanto difícil?

Imaginem o desafio de conseguir com que todos os colaboradores, desde os que ocupam as funções mais básicas, até executivos C-level, estejam de acordo.

Os responsáveis pela comunicação empresarial geralmente enfrentam esse problema.

Depois de adequadamente padronizadas as estratégias de comunicação, o desafio seguinte é alcançar a “concordância coletiva”. Indiscutivelmente, o maior desafio.

É nesse ponto que os comentários e insights dos funcionários são mais bem-vindos.

Por exemplo, se três quartos das pessoas preferirem usar um dispositivo proibido no local de trabalho, o consenso não será alcançado.

Ou, se os executivos C-level não tiverem sido envolvidos na elaboração das políticas e procedimentos, é provável que haja algumas significativas demandas de ajustes e mudanças, depois que a rede de governança já estiver sido estabelecida.

Em vista disso, diretores e executivos de comunicação empresarial precisam fazer o que de melhor fazem: estimular a comunicação.

Em outras palavras, para que eles consigam chegar o mais próximo possível de um consenso, de forma rápida e eficiente, é fundamental que:

  • Incentivem (e considerem) os feedbacks recebidos ao longo de um processo de revisão.
  • Envolvam todos os profissionais nas etapas do processo;

Para refletir…

Se você é um dos responsáveis pela comunicação empresarial da sua organização, reflita sobre os pontos abordados.

Se ainda não havia parado para pensar sobre a importância de ter um discurso empresarial padronizado, reflita.

Se já deu início a esse processo, não deixe que a ameaça dos dilemas que podem surgir prejudiquem o desempenho da sua comunicação.

Considere os feedbacks nas suas estratégias.

Adapte, padronize e modernize todas as formas de participação e engajamento possíveis.

Resgate seus colegas dos perigos dos rumores internos negativos e invista na internalização da nova cultura de comunicação empresarial.

Conteúdos relacionados:




Artigos Relacionados