Como usar OKRs para gerir a Comunicação?

Cada vez mais líderes empresariais se perguntam como usar OKRs para gerir a Comunicação. Isso porque essa área tem sido provocada a planejar e agir com base em dados, tornando seus resultados tangíveis e facilmente interpretados pelos boards executivos.

Pensando nisso, trazemos neste artigo:

• a definição de OKRs;
• o que fazer para defini-los;
• dicas de como usar OKRs para gerir a Comunicação;
• e muito mais.

O que são OKRs?

OKR é o acrônimo de "Objectives and Key Results", os "Objetivos e Resultados-chave", uma metodologia colaborativa de definição de metas usada por equipes e indivíduos para lidar com desafios e ambições. 

Na prática, os OKRs são a forma de acompanhar o progresso, criar alinhamento e incentivar o envolvimento em torno de metas mensuráveis. Seja falando sobre operações ou estratégias, eles servem para definir alvos a serem atingidos em vários níveis da empresa. 

Eles podem ser classificados em dois tipos específicos:

• OKRs comprometidos que, como o nome sugere, são compromissos. Quando avaliados no final de um ciclo, espera-se que eles tenham uma nota de aprovação.
• OKRs aspiracionais, às vezes chamados de metas estendidas. Eles podem ser de longo prazo e durar além de um ciclo comum de OKR, ou até mesmo ser transferidos entre membros da equipe para aumentar o envolvimento deles.

Vamos detalhar um pouco mais essas definições? 

Objetivos

Um Objetivo é simplesmente o que deve ser alcançado, nem mais nem menos. Eles são significativos, concretos; idealmente orientados para a ação e inspiradores. Quando adequadamente projetados e implantados, são uma vacina contra o pensamento confuso e a execução ineficaz.

Resultados-chave

Os Resultados-chave, por sua vez, devem ser específicos, limitados no tempo e agressivos, mas realistas. Acima de tudo, mensuráveis ​​e verificáveis. 

Basicamente, ou se atende aos requisitos de um resultado-chave ou não — não há área cinzenta, não há espaço para dúvidas. No final do período designado, normalmente um trimestre, é realizada uma verificação regular e os resultados-chave são classificados como cumpridos ou não.

Quais as diferenças entre os OKRs e os KPIs?

Na tabela a seguir, confira como os OKRs se diferenciam dos KPIs (Indicadores-Chave de Desempenho):

Como estabelecer OKRs?

Veja, a seguir, um passo a passo básico para estabelecer OKRs.

Passo 1: Inicie a conversa sobre metas

O primeiro passo na elaboração de OKRs envolve sentar-se com a equipe e perguntar: "Quais são as três coisas mais importantes a serem realizadas nos próximos três meses?".

Aprofunde o entendimento do porquê essas metas são importantes e faça isso repetidamente.

Ao questionar continuamente o motivo, o time é motivado a compartilhar detalhes significativos sobre qual objetivo específico está tentando alcançar. Se ele compreender o "porquê" em um nível mais profundo, é provável que forneça declarações que facilitem a redação dos OKRs.

Por exemplo, talvez um objetivo seja "Vamos lançar uma campanha de anúncios para atrair mais público para nosso site". Fantástico. Isso é um ótimo objetivo, mas não é inspirador.

Neste caso, o próximo questionamento pode ser: "Por que isso importa?"

A resposta mais profunda é: "Isso importa porque houve uma queda no engajamento e temos recebido visitantes não qualificados ultimamente". Ou, "isso importa porque, para permanecermos viáveis no mercado, precisamos ter maior presença online, superando a audiência dos concorrentes".

Então, um novo objetivo pode ser: "Vamos aumentar o tráfego do site atraindo nosso público-alvo por meio de conteúdo a altura do que ele espera/busca".

Passo 2: Prepare rascunhos de metas e compartilhe com a equipe

Após escrever os OKRs, é indicado publicar um esboço dos objetivos com antecedência e pedir à equipe um feedback sincero. Isso considerando que, na maioria das vezes, olhar para uma folha em branco é muito mais difícil do que revisar um trabalho em andamento.

Durante esse exercício de compartilhamento, em vez de perguntar "Você tem alguma pergunta ou comentário?", é mais interessante pedir à equipe para sugerir "uma ou mais variações que melhorariam este objetivo". 

Basicamente, é importante dar aos profissionais a liberdade de contribuir e incorporar novas perspectivas nos OKRs.

Passo 3: Faça uma sessão de brainstorming para definir os resultados-chave

Quando se trata de estabelecer resultados-chave, especificamente, também é uma boa ideia envolver a equipe. 

Realizar uma sessão de brainstorming de OKRs como parte do processo de escrita dá ao time um nível de propriedade, promove a responsabilidade e inspira a todos a se importarem com os OKRs que definem.

Passo 4: Debata ideias de resultados-chave

Ao escrever resultados-chave para cada objetivo, vale a pena reunir papéis adesivos ou o quadro branco virtual. Em seguida, solicitar que cada membro da equipe anote sugestões e que todos revezem-se compartilhando e debatendo suas métricas até encontrar o nível certo de dificuldade.

Para tal, é fundamental que os profissionais já estejam acostumados a lidar com métricas e KPIs. Dessa forma, eles terão de onde partir, uma vez que o pensamento analítico já está incorporado. 

Passo 5: Garanta que os OKRs estejam alinhados com os objetivos estratégicos da empresa

Por fim, é sempre importante lembrar que os OKRs definidos precisam estar 100% alinhados com os objetivos gerais da empresa. Mais especificamente, eles precisam se conectar perfeitamente com os pilares estratégicos da marca. 

Só assim será possível garantir que a área de Comunicação cumprirá sua função de ser um hub de inteligência. Que ela de fato contribuirá para a obtenção de resultados tangíveis para o negócio. 

Como os OKRs impactam a estratégia de Comunicação?

Em linhas gerais, essas são as frentes nas quais os OKRs impactam a estratégia comunicacional das empresas:

• Transparência. Eles exigem transparência em todas as etapas do processo. Isso ajuda os profissionais da área a compreender como seu trabalho contribui para os objetivos da organização.
• Alinhamento. Ajudam a conectar as metas dos indivíduos e da equipe com o  planejamento estratégico da organização. Isso em frentes como ganho de mercado, diferenciação da concorrência, aumento do valor das ações, entre outras. 
• Foco. Facilitam a concentração nas metas e atividades mais importantes, que contribuirão mais para o sucesso da área e do negócio como um todo.
• Responsabilidade. Facilitam para que os profissionais da área se responsabilizem pelo desempenho da área e, principalmente, por sua contribuição para o sucesso do negócio.
• Engajamento. Aumentam a motivação e o engajamento do time.
• Tomada de decisões. Melhoram os processos decisórios, especialmente a partir de insights baseados em dados.

Como usar OKRs para gerir a Comunicação?

Vamos agora a como usar OKRs para gerir a Comunicação na prática. Confira, a seguir, um detalhamento das dicas que vão te ajudar nessa missão.

Estabeleça objetivos claros

O primeiro passo ao aplicar OKRs na gestão da Comunicação é estabelecer objetivos claros. Eles devem ser metas tangíveis e alcançáveis que contribuam para os objetivos gerais da organização. 

Exemplos de objetivos podem incluir aumentar o reconhecimento da marca, melhorar a comunicação interna ou fortalecer a presença online.

Defina Resultados-Chave mensuráveis

Cada objetivo deve ser acompanhado por resultados-chave mensuráveis que servem como indicadores de progresso. 

Por exemplo, se o objetivo é aumentar o reconhecimento da marca, os resultados-chave podem incluir o número de menções nas redes sociais, a cobertura na mídia e o aumento no tráfego do site. 

Integre OKRs na estratégia da área

Os OKRs devem ser integrados à estratégia de Comunicação da organização. Isso significa alinhar os objetivos e resultados-chave com todas as iniciativas da área. 

Ao fazer isso, a equipe pode direcionar seus esforços de maneira mais eficaz, concentrando-se nas frentes que têm o maior impacto nos objetivos organizacionais.

Atribua responsabilidades

Cada OKR deve ter responsabilidades atribuídas a membros específicos da equipe de Comunicação. Isso garante que todos compreendam suas funções e contribuam para o alcance dos objetivos estabelecidos. 

Essa transparência na atribuição de responsabilidades promove a colaboração e ajuda a evitar a duplicação de esforços.

Monitore e avalie regularmente

A gestão eficaz por meio de OKRs também requer monitoramento constante e avaliação regular do progresso. 

Ferramentas de monitoramento e relatórios são essenciais para acompanhar os resultados-chave ao longo do tempo. Além disso, deve-se realizar reuniões periódicas de revisão, especialmente para discutir o desempenho, fazer ajustes estratégicos e garantir que o time esteja no caminho certo para atingir os objetivos estabelecidos.

Aprenda com os resultados

Por fim, é importante ter em mente que os OKRs não são apenas uma ferramenta de gestão, mas também um mecanismo de aprendizado contínuo. 

Dentro disso, analisar os resultados, tanto os sucessos quanto os pontos de melhoria, é fundamental. Isso porque as lições aprendidas podem orientar futuras estratégias e contribuir para o processo de aprimoramento.

→ Conheça as principais métricas de Comunicação da atualidade, além de como e porque mensurá-las para tornar-se um profissional com os skills necessários para a era dos dados:

Nós ampliamos sua perspectiva de como usar OKRs para gerir a Comunicação?

A gestão dessa área por meio de OKRs oferece uma abordagem estratégica, mensurável e eficaz. 

Ela facilita os esforços de estabelecer objetivos claros, definir resultados-chave mensuráveis, atribuir responsabilidades, monitorar regularmente e aprender com os resultados. 

Ao adotar essa abordagem, as lideranças podem melhorar significativamente sua contribuição para o alcance de metas organizacionais mais amplas. Ao longo do caminho, deixam de se perguntar como usar OKRs para gerir a Comunicação, focando em potencializar resultados para seguir avançando.